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ペーパーディスカバリーサービス運用事例01 日本国内の国際弁護士

経験値に裏打ちされたノウハウで短納期をクリア

アメリカ大手国際弁護士事務所からの依頼。
急に決定した対象文書のスキャニングも
最小限のヒアリングで適切に納期達成!

ご発注者プロフィール

業種 日本国内に開業する国際弁護士事務所
ご担当業務 パラリーガル

お客様の声

大手得意先からの大難題

日本国内で弁護士事務所に勤務しています。うちの事務所は国際弁護士として訴訟事案にも対応していますが、アメリカ国内にある大手国際弁護士事務所からの依頼で日本国内での調査代行サービスなども提供しています。
初めてジーベックさんのサービスを利用したときもこうした「代行」案件でした。アメリカの得意先事務所から連絡が入り、進行中の案件でカストディアンへのインタビュー時に証拠資料として紙文書も提出しなければならなくなってしまったというのです。
通常は我々が紙文書を収集しアメリカに発送。向こうでスキャニングしてもらっているのですが、この案件の提出期限は非常に差し迫っていました。紙文書を送っていたのでは、証拠提出期限を確実にオーバーしてしまいます。
どうすべきなのか。
ここまで納期的にタイトな案件はうちの事務所にとっても初めて。しかし、大手得意先からの依頼ということもあり、断ることもむずかしい。本当に対応に苦慮する問題でした。
証拠提出期限に間に合わない!

ご発注者が下した決断

「自分たちで」は絶対に無理という判断

私たちのモットーは「悩んだら動け」。悩んで時間を浪費することだけは避けたいと考えました。とにかく紙証拠文書の保全を図るため収集を完了させることが先決でした。幸い、収集は想定した時間通りに完了することができました。こうなると「スキャンも自分たちでやったほうが早いのではないか」という声が大きくなります。立ち止まっている余裕もなかったため、私たちはまず自分でスキャンにとりかかることにしました。
しかしこれがいかに甘い考えだったのか、我々は痛感しました。収集した証拠文書はサイズがバラバラな上に、ホチキス止めされているものも多数。このホチキスを一つひとつ外し、関連文書ごとに分類し……と言った具合にスキャン作業にかかるまでの「前段階」だけでもかなりの時間を要することがわかりました。「自分でやる」という発想はまったくの無駄。結局スタッフ総出で業者を探すことにしました。

そして、私たちが見つけたのが「ジーベック」さんでした。

「専門」ならではの安心感

私たちがたどり着いた業者は2つ。ひとつはジーベックさん。もうひとつは大量スキャニングサービスの提供会社でした。とにかく納期が目前に迫っていたため両方に面談を打診。それぞれ可能性を探ることにしました。
スキャニングサービス会社のほうは、とにかく大規模スキャンが得意と押して来ました。ダンボール何十箱でも大丈夫。高精細スキャナ十数台で……と機械にも自信がある模様。短納期にも対応するとの触れ込みでした。しかし「eディスカバリー案件の経験値」を問うと、まずeディスカバリーという言葉自体をご存知ない様子。特に、取り扱うものが裁判の「証拠文書」であり、その取扱いモラルや遅延が意味することはまったくご存知ありませんでした。
一方ジーベックさんはeディスカバリー専門のスキャニングサービスを提供されているだけあり、求められるモラルや品質についてはすでに熟知されている様子。専門用語での会話もスムーズで、スキャン後のデータを載せるプラットフォームの仕様についてもアメリカのクライアントに直接確認してくれるなど、非常に安心感のある対応でした。もちろん我々はジーベックさんに仕事を依頼。収集した文書をジーベックさんにおあずけし、我々は訴訟準備に専念することが出来ました。
ジーベックの「ペーパーディスカバリーサービス」
  • eディスカバリーの
    知識や経験が豊富

  • プラットフォームの
    仕様に最適な品質を提供

  • 大規模スキャン可能

  • 短納期対応可能

一般的スキャニングサービス
  • 大規模スキャン可能

  • 短納期対応可能

品質の良さで取引拡大を実現

証拠文書のスキャニングをジーベックさんに依頼して、私たちが得たメリットは計り知れません。
まず、納期に間に合わせることができた。この意味の大きさは、国際訴訟に携わる人間であれば十分理解できると思います。また、そのスキャニング品質についても特筆すべきかと思われます。クライアントと直接やり取りしてくれたお陰で、プラットフォームの仕様に最適な素材をご提供いただけたようです。eディスカバリーの証拠文書スキャニングには「スキャング後どう扱われるか」を知らなければ提供できない品質があります。ジーベックさんはeディスカバリーを専門フィールドとされているだけあり、まったく申し分のない品質を提供してくださいました。
今回の案件を通して、当社はクライアントから「ペーパーディスカバリー案件はまるごと任せて良い」という評価と信頼を得ることができ、取引拡大を実現することができました。
当事務所としても、今回の事案で確保できたジーベックさんとのラインで、新しいサービスを展開していくことができそうだと考えています。

「ペーパーディスカバリーサービス」利用で得られた成果

  • 成果01

    高品質素材を納品することができた

  • 成果02

    アメリカのクライアントから
    確かな信頼を勝ち取ることができた

  • 成果03

    まるごと任せられ、その間に
    本業の訴訟準備を進めることができた

  • 成果04

    クライアントに新たな分野での
    本取引を開拓することができた

  • 成果05

    自社でもこれまでとは違った分野の
    サービスを開拓・展開できそう。

担当者上司より

今回、ジーベックさんが提供してくれた「紙証拠文書の電子化および納品」のサービスとその納品品質は、パラリーガル業務の一部である「ペーパーフォレンジック」の完成形ではないかと感じています。我々はこれからジーベックさんとさらに確かな信頼関係を築き、ペーパーディスカバリーを軸としたサービスを検討していきたいと考えています。
今回、非常に短納期だったにもかかわらず、まったく動揺もせずに納品を実現してくださったジーベックさんの力は、まだまだこんなものではないと考えます。これからも大きな期待を寄せながら提携を目指していきたいと思います。

eディスカバリーに特化した「紙証拠文書電子化サービス(ペーパーディスカバリー)」についてお問い合わせはこちら
ジーベック株式会社 XEBEC サービスお問い合わせセンター
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